Размышления о PDCA (Цикл Деминга)

Мы уже не раз слышали о Цикле Деминга и о том как эту схему нужно применять в менеджменте процессов ИБ. И вот недавно читая русскоязычное блог-сообщество наткнулся на еще одну интересную статью посвященную  данному вопросу. Интерес вызвал то, что публиковал ее наш коллега, специалист по безопасности, а сама схема была взята им из свеже переведенного на русский язык compliance по управлению бизнес-процессами. Возможно это свежий взгляд на привычные вещи. 

!Прежде чем начать читать статью, так же рекомендую публикацию от Алексея Лукацкого на тему СКАЗ О ТОМ, ПОЧЕМУ ЦИКЛ PDCA ПЛОХО РАБОТАЕТ В ИБ, сделавшего критичные замечания о не полноценной жизнеспособности схемы.

А сейчас, собственно к самой статье

Литература изобилует жизненными циклами бизнес-процессов, описывающими управление с обратной связью. Независимо от числа фаз цикла и присвоенных им названий подавляющее большинство можно свести к циклу «Планирование - Действие - Проверка - Корректировка» (PDCA), популяризированного доктором Эдвардом Демингом в 1950е годы.

И так, давайте более подробно рассмотрим каждую стадию отдельно.

Plan

Назначение стадии «Планирования» цикла PDCA - убедится, что как контекст бизнес-процесса, так и внутреннее устройство процесса соответствуют стратегическим целям организации. 

Описание бизнес-контекста - это способ достичь глубокого понимания связи между процессом и его внешним окружением . Этот критически важный шаг в понимании целей процесса завершен тогда, когда получена как минимум следующая информация:

• Потребитель процесса.
• Выход процесса и ясное понимание того, почему он представляет ценность для потребителя.
• Как процесс и его выход соответствуют миссии организации и работают на его стратегические цели (то есть как с точки зрения контекста процесс встраивается в вышестоящую процессу архитектуру).
• Вход(ы) процесса и событие(-я), запускающие исполнение процесса, и каналы, по которым этот запуск может происходить.
• Регулирующие положения - внешние или внутренние политики и правила, накладывающие ограничения на проектирование и исполнение процесса.
• Исходные значения показателей результативности и эффективности (если речь идет о существующем бизнес-процессе).
• Целевые показатели результативности и эффективности  будущей версии процесса.

После того как бизнес-контекст зафиксирован, можно приступить к проектированию внутреннего устройства процесса. Если он хорошо спроектирован, то в результате мы получим как минимум следующие четко сформулированные пункты:

• Действия, составляющие процесс.
• Осязаемые результаты и артефакты, создаваемые в ходе процесса, и состояния, через которые они проходят.
• Информационные системы, задействованные в выполнении процесса.
• Места выполняемых действий и места хранения относящихся к процессу материальных результатов и артефактов.
• Специфические события, ограничивающие исполнение процесса.
• Метрики и точки измерения показателей производительности процесса.

В дополнение к этому в хорошо спроектированном процессе расписаны связи между перечисленными выше компонентами процесса. Например, такие:

• Какие роли отвечают за исполнение каких действий.
• Какие действия производят какие результаты.
• какие события какие действия запускают.
• Какие действия выполняются на каких местах.
• Какие результаты хранятся в каких местах.
• Какие информационные системы обеспечивают какие действия.

В организации, которым недостает способности правильно организовать планирование, разработка процесса опирается на предположения и интуицию. Такие организации часто страдают от разнонаправленности усилий, политической борьбы, операционных конфликтов, разрывов цепочки создания ценности на функциональные анклавы, чувства оторванности от менеджмента, которое испытывают работники, и от неспособности добиться прогресса.

Do

Назначение стадии «Действие» цикла PDCA - внедрить процесс в соответствии со спецификацией, разработанной на стадии «Планирование», и приступить к его эксплуатации.

Внедрение процесса не ограничено каким-то определенным форматом, но, как правило, оно включает следующие действия:

• Создание новых ролей и полномочий или модификация существующих.
• Проектирование или реструктуризация функциональных подразделений.
• Разработка или доработка информационных систем, включая функциональные приложения и автоматизацию процессов и потоков работ.
• Разработка и внедрение вспомогательных средств, таких как стандарты на операционные процедуры, инструкции и руководства.
• Открытие новых каналов и точек взаимодействия с клиентами.
• Создание и внедрение мониторинг показателей эффективности процесса, панелей показателей для контроля производительности, а также механизмов эскалации.

Стадия «Действие» цикла PDCA включает в себя также исполнение процесса с момента внедрения его в эксплуатацию. Другими словами:

• процесс запускается инициирующими событиями;
• процесс получает входы;
• выполняются действия;
• производятся промежуточные результаты;
• конечные результаты процесса производятся и передаются по назначению.

Check

Назначение стадии «Проверка» цикла PDCA - измерить показатели эффективности процесса и сравнить их с ожидаемой эффективностью. 

Секрет полезности метрик на стадии «Планирование» - правильная архитектура процесса на стадии «Планирование». Показатели эффективности процесса определяются ожиданиями потребителя. 

Стадия «Проверка» цикла PDCA служит механизмом измерения и сопоставления показателей с целевыми значениями.

Традиционные категории показателей эффективности:

• Временные: пропускная способность, время цикла, доставка в срок.
• Качество продукции: отсутствие дефектов, объем переделок, надежность продукции.
• Качество услуги: гибкость, добросовестность, надежность.
• Стоимость: трудозатраты, материальные затраты накладные затраты, стоимость переделок.
• Удовлетворенность потребителя: соответствие восприятия продукции ли услуги ожиданиям.

Act

Назначение стадии «Корректировка» цикла PDCA - проанализировать и отреагировать в соответствии с собранными на стадии «Проверка» данными по эффективности процесса. Эта стадия обеспечивает качественное функционирование процесса, несмотря на изменения окружающей сред, и в ходе таких измерений гарантирует, что процесс можно непрерывно совершенствовать, добиваясь соответствия целевым показателям эффективности, которые тоже меняются во времени.

Могут выполнятся корректировки двух видов:

• Действия с отдельными экземплярами процессов (вмешательство в реальном или близком к реальному времени).
• Выявление и планирование изменений в описании и реализации процесса (то есть измерение того, как экземпляры процесса должны исполняться в будущей версии).

Стадия «Корректировка» включает в себя следующие действия:

• Сбор и агрегирование данных и наблюдений, собранных на стадии «Проверка».
• Анализ этих данных и составление списка критичных замечаний из списка (то есть требования к проекту будущей версии процесса).
• Ранжирование и приоретизацию всех требований к будущей версии внутреннего устройства процесса, которые должны быть реализованы на следующей стадии «Планирование» цикла PDCA.